外部委託先との一時的な連絡チャンネル

課題

プロジェクト単位で外部の委託先とやり取りする際、社内チャットツールに招待するとセキュリティや情報管理の面でリスクがあります。メールでのやり取りは遅く、ファイル共有も煩雑です。プロジェクト終了後に外部メンバーのアカウント削除や権限の整理を忘れると、不要なアクセス権が残り続けるリスクもあります。

The Hourglassを使った解決策

プロジェクト期間に合わせてルームを作成すれば、外部委託先とのやり取り専用の安全なチャンネルを即座に開設できます。委託先はアカウント登録不要で、共有URLから表示名を入力するだけで参加できます。社内ツールとは完全に分離されているため、情報漏洩のリスクがありません。契約期間終了後はすべてのメッセージとファイルが自動削除されるため、後片付けの手間もゼロです。

活用の手順

1. 1.プロジェクト担当者が「ルームを作成」から、契約期間に合わせた期限でルームを作成する
2. 2.外部委託先に招待URLを共有する
3. 3.仕様の確認、進捗報告、ファイル共有をリアルタイムで行う
4. 4.プロジェクト終了後、全データが自動削除される