使用例・ビジネス・仕事
外部委託先との一時的な連絡
プロジェクト単位の安全なコミュニケーション。社内ツールと分離し、終了後は自動削除。
課題
短期のプロジェクトで外部委託先を呼ぶたびに社内Slackに招待していると、ゲストアカウントが増え続け、オフボーディング漏れが情報漏洩につながることがあります。逆に委託先のツールに合わせていると、社内の情報セキュリティポリシーと矛盾することもあり、担当者が板挟みになります。プロジェクト単位で完全に分離した連絡手段が欲しいのに、既存のエンタープライズツールはユーザー管理が重く小回りが利きません。
The Hourglassを使った解決策
プロジェクト期間に合わせたルームを作れば、委託先とのやり取りを社内ツールから完全に分離できます。委託先はアカウントを作らずに参加でき、プロジェクト終了日に合わせて全データが自動で消えるため、オフボーディング作業そのものが不要になります。承認制ルームにすれば、委託先メンバーの入退室をホストが明示的に管理でき、委託期間中のメンバー変更にも対応しやすくなります。
こんな方におすすめ
- 短期のプロジェクトで複数の外部委託先と連携する情報システム部門
- 制作会社・代理店にスポットで発注するマーケティング担当
- 情報セキュリティ上、社内チャットツールに外部ユーザーを入れられない企業
活用の手順
- 1.プロジェクト開始時に、契約期間＋精算期間を含めたルームを作成する
- 2.委託先の担当者にURLを共有し、承認制で入室させる
- 3.要件・進捗・成果物のレビューをチャットとファイル共有で行う
- 4.プロジェクト完了後、精算・検収が終わるまではルームを維持する
- 5.期限到来とともに全データが自動削除され、オフボーディング作業は不要
よくある質問
Q. 成果物はどうアーカイブするのがよいですか？
A. 検収完了時点で、委託先・自社双方の正式な保管場所（社内ファイルサーバー・Boxなど）へ成果物を移してください。ルーム自体は連絡ログのみを保持する形にすると運用しやすくなります。
Q. 委託先のメンバーが交代した場合は？
A. ホストが旧メンバーを退出させ、新メンバーに招待URLを再共有すれば切り替えられます。承認制にしておけば、退出後に再入室されるリスクも抑えられます。
Q. 秘密保持契約（NDA）との整合性は？
A. 本サービスはデータを期限後に削除する設計であるため、NDA上の「終了後の情報返却・破棄義務」とも相性が良いです。自社ポリシーと併せて運用してください。