使用例・ビジネス・仕事
契約交渉中の一時的なやり取り
交渉期間だけの安全なチャンネル。機密性の高いやり取りも期限後に自動削除。
課題
契約交渉の途中では、条件・金額・社内承認プロセスなど、相手に見られても自社の誰にでも見せたくない情報が飛び交います。普段使いのメールやチャットだと、後日の人事異動や監査で関係者以外の目に触れるリスクがあり、逆に口頭・電話だけでは合意事項が曖昧になります。交渉が流れた場合に、流れた理由や途中の条件が記録として残り続けるのも望ましくありません。
The Hourglassを使った解決策
交渉期間に合わせたルームを作れば、関係者だけの閉じた場で具体的な数字や条件を議論できます。合意に至った事項は正式な契約書に落とし込み、流れた場合は期限到来とともにやり取りがすべて消えます。承認制ルームを使えば、交渉途中で追加された関係者を明示的に管理でき、誰が何を見たかを把握しやすくなります。
こんな方におすすめ
- 企業買収・提携の初期交渉を担当するコーポレート開発チーム
- 大型案件の条件交渉を行う営業部門
- フリーランス・受託側として契約条件を詰めたい受注者
活用の手順
- 1.交渉開始時に、想定クロージング日＋予備期間でルームを作成する
- 2.社内の関係者と先方の窓口担当者にURLを共有する
- 3.条件・社内稟議の進捗・懸念点などをチャットで整理する
- 4.合意事項は別途正式な契約書・議事録に落とし込む
- 5.期限到来とともに全データが自動削除される
よくある質問
Q. 機密情報をやり取りしても安全ですか？
A. 通信は暗号化されており、ルーム削除時にサーバー上のデータも消去されます。ただし、相手がスクリーンショットを取るリスクは技術的に防げないため、NDA等の契約とセットで運用してください。
Q. 合意事項を後から参照したい
A. ルームは消える前提の設計のため、合意事項は期限前に正式な契約書・議事録として別途保存してください。
Q. 社内監査で「交渉記録」を求められた場合は？
A. 最終合意書と稟議書類を監査対象とし、ルームは「交渉の下書き」と位置付けるのが一般的です。社内ルールに応じた運用方針を整備してから利用してください。